ساخت و مدیریت اکانت‌های ایمیل سازمانی در SmarterMail (راهنمای مدیر دامنه)

قلبِ یک ایمیلِ سازمانیِ منظم، مدیریتِ درستِ اکانت‌هاست: این‌که به‌سرعت برای کارمندِ جدید ایمیل بسازید، برای واحدهای مختلف (فروش، مالی، پشتیبانی) صندوق اختصاصی داشته باشید و بتوانید سهمیه و دسترسی‌ها را کنترل کنید. SmarterMail این کار را برای مدیرِ دامنه بسیار ساده کرده است.

پیش‌نیاز: دسترسیِ مدیرِ دامنه

ساخت و مدیریتِ اکانت‌ها یک کارِ سطحِ مدیریت است؛ یک کاربرِ عادی به آن دسترسی ندارد. باید با حسابِ مدیرِ دامنه (Domain Administrator) وارد وب‌میل شوید. اگر سازمانِ شما هنوز مدیرِ دامنه‌ی مشخصی ندارد، تیمِ هاستینو در راه‌اندازی کمک‌تان می‌کند.

مسیرِ دسترسی به بخشِ اکانت‌ها

1. پس از ورود، از نوارِ بالا روی Settings کلیک و Domain Settings را انتخاب کنید.
2. از ستونِ چپ وارد بخشِ Accounts شوید (به‌صورتِ پیش‌فرض همین صفحه باز می‌شود).
3. این‌جا فهرستِ همه‌ی اکانت‌های دامنه‌تان را می‌بینید و از بالای صفحه هم ظرفیتِ مصرف‌شده (مثلاً «۱۰ از ۱۰۰ کاربر») مشخص است.

گامِ ۱: ساختِ اکانتِ جدید

روی دکمه‌ی New بزنید تا پنجره‌ی New User باز شود. سپس:

1. Username: بخشِ قبل از @ را وارد کنید (مثلاً sales برای sales@yourdomain.com).
2. Password / Confirm Password: یک رمزِ قوی بگذارید و تکرارش کنید.
3. در صورتِ تمایل، تیکِ Force password change at next log in را بزنید تا کاربر در نخستین ورود، رمزش را خودش عوض کند (توصیه‌شده برای اکانت‌های تازه).
4. روی Save بزنید. اکانت بلافاصله ساخته و آماده‌ی استفاده می‌شود.

SmarterMail برای امنیت، رمز را در برابرِ چند قانون بررسی می‌کند و تا وقتی همه سبز نشوند اجازه‌ی ذخیره نمی‌دهد: حداقل یک حرفِ بزرگ، یک حرفِ کوچک، یک عدد، حداقل ۸ کاراکتر و متفاوت‌بودن از نامِ کاربری.

گامِ ۲: مدیریت و پایشِ اکانت‌ها

در فهرستِ اکانت‌ها، هر ردیف اطلاعاتِ کلیدیِ آن حساب را نشان می‌دهد و مدیریت را ساده می‌کند:

• Type (نوعِ حساب): مشخص می‌کند حساب یک کاربرِ عادی (User)، مدیرِ دامنه (Domain Administrator) یا مدیرِ اصلی (Primary Administrator) است. با ارتقای یک حساب به مدیرِ دامنه می‌توانید مدیریت را بینِ چند نفر تقسیم کنید.
• Enabled: با یک تیک نشان می‌دهد حساب فعال است؛ می‌توانید حسابی را موقتاً غیرفعال کنید بدونِ این‌که حذفش کنید.
• Last Login: آخرین ورود و پروتکلِ آن — برای پایشِ فعال‌بودن و امنیت مفید است.
• Disk Usage: میزانِ فضای مصرف‌شده در برابرِ سهمیه (مثلاً «۲ از ۱۰۰۰ مگابایت»). با کلیک روی هر حساب می‌توانید سهمیه‌اش را تغییر دهید.

از بالای همین صفحه هم ظرفیتِ کلیِ دامنه («X از Y کاربر») و تعدادِ نام‌های مستعار (Aliases) دیده می‌شود تا همیشه بدانید چقدر از پلنتان استفاده کرده‌اید.

نکاتِ حرفه‌ای برای مدیریتِ اکانت‌ها

• ایمیلِ نقشی به‌جای شخصی: برای واحدها از آدرس‌های نقشی مثلِ info@، sales@ و support@ استفاده کنید تا با رفت‌وآمدِ افراد، ارتباطات پایدار بماند.
• رمزِ اولیه‌ی اجباری: برای اکانت‌های تازه، «Force password change» را فعال کنید تا کاربر رمزِ اختصاصیِ خودش را بسازد.
• امنیت را جدی بگیرید: کاربران را تشویق کنید احراز هویتِ دومرحله‌ای را فعال کنند؛ به‌ویژه برای حساب‌های مدیریتی و مالی.
• غیرفعال به‌جای حذف: وقتی کسی سازمان را ترک می‌کند، به‌جای حذفِ فوری می‌توانید حساب را غیرفعال کنید تا ایمیل‌ها و دسترسی حفظ شود.

سطحِ دسترسی و نکاتِ نسخه

این قابلیت‌ها در سطحِ مدیرِ دامنه در دسترس‌اند. توجه داشته باشید که حداکثر تعدادِ کاربران و نام‌های مستعار و همچنین سهمیه‌ی فضا، به پلنِ ایمیلِ سازمانیِ شما بستگی دارد (همان «X از Y» که بالای صفحه می‌بینید). اگر به ظرفیتِ بیشتری نیاز دارید، ارتقای پلن از طریقِ هاستینو ساده است.

سوالات متداول

چطور یک ایمیلِ جدید برای کارمند بسازم؟
از Settings → Domain Settings → Accounts روی New بزنید، نامِ کاربری و رمز را وارد و ذخیره کنید.

می‌توانم مدیریت را به شخصِ دیگری بسپارم؟
بله؛ با ارتقای حسابِ او به Domain Administrator می‌تواند اکانت‌ها را مدیریت کند.

سهمیه‌ی فضای یک کاربر را چطور تغییر دهم؟
روی آن حساب در فهرست کلیک کنید و مقدارِ Disk Usage/Quota را ویرایش کنید.

اگر کارمندی برود، ایمیلش را حذف کنم؟
بهتر است ابتدا حساب را غیرفعال کنید تا ایمیل‌ها حفظ شوند؛ حذفِ کامل را می‌توانید بعداً انجام دهید.

چرا نمی‌توانم رمز را ذخیره کنم؟
رمز باید همه‌ی قوانین (حرفِ بزرگ و کوچک، عدد، حداقل ۸ کاراکتر و متفاوت از نامِ کاربری) را رعایت کند؛ تا سبزشدنِ همه، دکمه‌ی Save فعال نمی‌شود.

جمع‌بندی

مدیریتِ اکانت‌های ایمیل در SmarterMail سریع و شفاف است: در چند ثانیه اکانت بسازید، نقش‌ها و سهمیه‌ها را کنترل کنید و وضعیتِ همه را از یک صفحه ببینید. همین سادگی است که ایمیلِ سازمانی را برای تیم‌ها قابلِ اتکا می‌کند. اگر می‌خواهید ایمیلِ سازمانیِ حرفه‌ای با مدیریتِ آسان و ظرفیتِ مناسب داشته باشید، هاست ایمیلِ سازمانیِ هاستینو روی SmarterMail همه‌ی این امکانات را در اختیارتان می‌گذارد.